Для учета материалов производителю работ выдается такое же количество талонов другого цвета. При выдаче наряда на работу производитель работ выдает бригадиру соответствующее количество талонов на получение материалов, потребных для выполнения работ по наряду.
Бригадир расписывается на каждом полученном талоне.
Эти талоны заменяют собой требования на материалы и по их предъявлении кладовщик отпускает соответствующее количество материалов.
Таким образом, бригадир не может получить материалов больше, чем это полагается по нормам.
По оставшимся на руках у бригадира талонам после закрытия наряда легко можно установить достигнутую бригадой экономию материалов.
Кладовщик периодически подсчитывает полученные им талоны, делает сводку и отправляет ее вместе с талонами в бухгалтерию.
Таким образом, талоны служат первичными расходными документами для кладовщика.
Такая система учета, как показал опыт, является весьма эффективной и вместе с тем значительно упрощает ведение учета и отчетности по расходованию материалов. Если бы строительные материалы поступали на строительную площадку непрерывно и равномерно и также равномерно расходовались, то не было бы необходимости создавать запасы материалов на строительстве.
Однако нередко материалы отгружаются отдельными партиями через определенные промежутки времени. Кроме того, работа транспорта может быть неравномерной и иногда могут произойти перебои в работе транспорта.
Для того чтобы строительство было постоянно обеспечено материалами, несмотря на эти перебои и неравномерность их доставки, на строительной площадке необходимо иметь достаточный запас материалов.
Однако надлежит иметь в виду, что чем больше запас материалов, тем больше средств вложено в эти материалы и, следовательно, увеличивается потребность в оборотных средствах строительства и уменьшается их оборачиваемость.